İçerik Pazarlaması İş Akışı Nasıl Hazırlanır?

8 Nisan 2016

İçerik Pazarlaması İş Akışı Nasıl Hazırlanmalı?

Doküman haline getirmiş olduğunuz bir içerik stratejiniz var, harika! Taktiklerinizin farkındasınız. Her şey planladığınız gibi çalışıyor da... İçerik pazarlama, sizin için çalışır hale geldi. Peki, şimdi ne yapacaksınız? Arkanıza yaslanıp, rahatlayıp, stratejik içeriğinizin yeni takipçiler kazanmasını mı izleyeceksiniz? Aslında evet, ama devamı da var! Şimdi sıra, nasıl çalıştığınızı daha stratejik hale getirmekte! Açıklamama izin verin.

Geçtiğimiz birkaç yıl göz önüne alındığında, CMI, birlikte çalıştığı pazarlama uzmanlarına şu mesajı güçlü bir şekilde verdi: "Eğer, daha başarılı olmak istiyorsanız, içerik pazarlama stratejinizi doküman haline getirmelisiniz." Araştırmalar gösterdi ki, en etkili B2B pazarlamacıların %53'ü doküman haline getirilmiş bir içerik pazarlama stratejisine sahipler. Tam aksine, etkisi oldukça düşük pazarlamacılarınsa %40'ı, doküman haline getirilmiş bir içerik stratejisine sahip değiller!

CMI'ın raporları gösteriyor ki, doküman haline getirilmiş bir içerik pazarlama stratejisi, pazarlamaya sarf edilen eforların, taktiklerin ve kanalların daha etkili olmasını sağlıyor! Ayrıca, CMO'ya gittiğinizde, bu başarı size içerik pazarlama için daha yüksek bütçelerle çalışabilmeyi de kolaylaştırıyor.

İş Akışı Dokümanlarına Giriş

Nasıl ki, içerik pazarlama stratejinizin doküman haline getirilmiş olması önemliyse, aynı şekilde doküman haline getirilmiş bir iş akışı da bir o kadar önemlidir. Yazılı hale getirilmiş bir iş akışı, süreç yönetiminde size yapı sağlar! Yönetimdeki etkinliğinizi güçlendirir. Yazılı hale getirmiş olduğunuz iş akışı ile birlikte, birlikte çalıştığınız ekibe de şu türden katkılarınız olur:

• İçerik üretimi için, uygun süreçleri daha net görebilmek
• İhtiyaçlarınızın sürecinizi nasıl etkileyebileceğini görebilmek
• Bir defada gönderdiğiniz içeriğin daha etkili olması
• Temponuzu ne zaman ve nasıl artırmanız gerekeceğini görmek
• Onaylamalarda yapı sahibi olmak ve böylece zamandan kazanmak

Toplamda, tüm bu dokümantasyon süreci size zamandan kazandıracaktır. Böylece, gelişim ve yaratıcılığı ilerletebilmek için daha bol vaktiniz olacak!

Hadi Başlayalım!

Evet, şimdi elinize bir kalem bir de kâğıt alın. Ya da uygun gördüğünüz herhangi bir not alma aracı kullanabilirsiniz. Şimdi de içerik ekibinizi çağırma ve bir araya gelme zamanı. Hep birlikte, iş akışının 5 basamağını gözden geçireceksiniz. Hep birlikte, içerik geliştirme sürecini görselleştirin. İçerik süreci nasıl çalışıyor, ya da nasıl çalışmalı, görsel hale getirmelisiniz.

Görselleri ve varsa oluşturduğunuz diyagramları inceleyerek, iş akışından çıkarabileceğiniz, ağırlık getiren kısımlar var mı tartışabilirsiniz. Bu konuları işaretleyin ve çok zaman gerektiren bu noktaları nasıl düzeltebileceğiniz üzerine fikirler çıkartın. Sonrasında, revize ettiğiniz iş akışını not alması için takımdan birini görevlendirmelisiniz. İster tabletinize not alın, ister iyi bir çizim yapmış olun, önemli olan nokta, takımdaki her bireyin bu dokümana ihtiyacı olduğunda kolayca anlayabilir olmasıdır.

Hazırsanız ilk basamaktan başlıyoruz:

1. Basamak: Talepler ve stratejik idealandırma

Ekibiniz, tonlarca içerik talebi alıyor olabilir, hepsi de yeni fikirler içersin istiyorsunuz. Peki, bu fikirleri nerede ve nasıl saklıyorsunuz? Fikirlerin düzgün biçimde toplanması ve saklanması gerekiyor, bunun için de belirlenmiş bir iş akışı süreci olmalı. Efor kaybı yaşamamanın tek yolu budur. İş akışınızın bu aşamasında dokümantasyon için:

- İçerik talepleri ve fikir aşamalarına kimlerin dâhil edileceğini belirleyin. Hem taleplerin, hem de üretilen fikirlerin nerelerden geldiği belirli olmalıdır. Farklı departmandan sorumluların yanında, ekipteki anahtar isimleri göz önünde bulundurun.

- Gelen fikirler ve fikir taleplerinin toplandığı bir havuz ya da merkezi lokasyon oluşturun. Bulut tabanlı bir çözüm olabilir, ya da bir e-mail grubu. Örneğin: icerikfikirleri@firmadomain.com, gibi. Bu havuz, ayrıca öne çıkarmak istediğiniz içerikler için de servis sunmalıdır, içerik üretimi aşamasında harika bir kaynak teşkil edecektir!

- Fikirleri kimin gözden geçireceğini ve kimin onaylayacağını belirleyin. Özellikle de, çalışmalara başlamadan önce, fikri kimin onaylayacağı önemlidir. Böylece çabanız boşa gitmeyecektir. Bu kişi ya da kişiler, satış ekibi olabilir, iç ilişkilerden konu maddeleri uzmanlığı gibi bir grup olabilir, yöneticiler, stratejistler olabilir…

- İşin sıklığını belirleyin. Fikirlerin tartışılması sürecinde ne istendiğinin belirlenmiş olması gerekiyor ve bu değerlendirmeleri hangi sırada yapacaksınız? Beyin fırtınası, ham fikirler, kabul edilen fikirler, fikrin bir brief haline getirilmesi...

2. Basamak: Önceliklendirme

Bir sonraki basamağımız içerik projelerini nasıl önceliklendirip takvim haline getireceğiniz. Eğer bu aşamaya kadar içerik pazarlama süreçleriniz sağlıklı bir biçimde yapılandırılmışsa, iş akışının bu aşamasında kurumsal hedeflerinizle ve stratejinizle paralel ilerliyorsunuz demektir. İş akışının bu basamağını doküman haline getirmeniz için:

- Önceliklendirmeden sorumlu bir "Öncelikçi" seçin. Önceliklendirmeden sorumlu, fikir havuzunu denetleyen bir kişiye sorumluluk vermek en iyisidir. Bu bir içerik pazarlama müdürü, yönetici editör ya da benzer sorumluluklara sahip biri olabilir.

- Önceliklendirmeler konusunda, tüm ekiple ne zaman ve nasıl iletişime geçeceğinizi belirleyin. İçerik projelerini, önceliklerine göre sıralı hale getirin ve tüm içerik sağlayıcılarınızla, sorumlu ekip üyeleri ile paylaşın.

- Editöryal takviminize iş eklemek: İş akışı dokümanlarınızda, ilgili içeriğin; ne zaman, nasıl ve kim tarafından takvime ekleneceği belirli olmalıdır.

3. Basamak: Yaratıcı süreç

İş, içerik yaratmaya geldiğinde, tüm ekibin sürecin yönetimi hakkında bilgi sahibi olması gerekmektedir. Bu basamak oldukça hareketli bir evredir. Bu basamaktaki dokümantasyon sürecinizde:

- İçerik sürecinizde ilerleme kaydettiğiniz noktaları belirleyin. Yazım, onay, tasarım gibi geçişlerde süreç yönetimi önemlidir.

- Görevleri, daha küçük görevlere bölümlendirin. Yönetimin yazı süreci için; yazı başlıklarını, paragraflarını, bekleyen onayları haritalandırabilirsiniz. Yazı, tasarıma gideceği zaman daha detaylı bir inceleme yapabilirsiniz. Tüm revize ve onayların tamamlandığından emin olun.

- Her basamağa kimlerin dâhil olacağını belirleyin. Birçok proje, birden çok kaynak gerektirir. Genel olarak iş rollerini ve spesifik olarak ekip isimlerini belirleyin. Dokümanınızı hazırlarken her basamakta kimlerin rol alacağını yazmalısınız.

4. Basamak: Yayın ve promosyon

Şimdi de sıra, içeriğinizi nasıl yayınlayacağınızı haritalandırmaya geldi. Bu süreçte doküman hazırlamak için:

- İlgili tüm dağıtım kanallarını belirleyin. Sosyal medya? Ücretli reklamlar? E-mail pazarlama? Kullandığınız tüm opsiyonları haritalandırın. Her kanal için en uygun içeriği seçtiğinizden emin olun!

- İçerik dağıtımından kimin sorumlu olduğunu belirleyin. Farklı dağıtım kanallarından sorumlu farklı ekiplere sahip olabilirsiniz. Bu ekiplerin her birinde onaylanmış içeriğin dağıtımından sorumlu birer kişinin belirlenmiş olmasını sağlayın.

5. Basamak: İçerik organizasyonu ve arşivleme

Ekibinizin kendine özgü iş akışına göre bu basamak, dağıtım ve yayınlamadan önce de gelebilir sonra da. İkisi de uygundur. Bu basamak önemlidir çünkü organize olmanızı sağlar. Hangi içeriğin yayında olduğunu ve güncel durumunu sağlıklı bir şekilde takip edebilirsiniz. Bu süreçte doğru bir dokümantasyon elde edebilmek için şu sorulara cevap verin:

- Son dosyaları nerede saklayacaksınız? Dijital bir varlık yönetim sistemi mi kullanacaksınız? Arşivinizi kimlerle paylaşacaksınız? Seçiminiz her ne olursa olsun, merkezi bir sistemin belirlenmiş olduğundan emin olun. Düzensiz belgeler, kolaylıkla baş belası haline gelebilir.

- Dosyalarınızı nasıl isimlendireceksiniz? Herkes, o dosyanın final dosyası olduğunu nereden anlayabilir? Bu noktada isimler, kategoriler belirleyin ki hepsi belirli bir standart halinde yürüyebilsin.

- Dosyaları nasıl organize edeceksiniz? Hangi dosya, nerede, hangi dosyanın içerisinde yer alacak? Arşiv sisteminizde final dosyalardan sorumlu kişi kim olacak?

İş akışınızı haritalandırdığınızda, revize ettiğinizde ve nihayet doküman haline getirdiğinizde herkesle paylaşın. Böylece herkes süreç içerisindeki yerini görecek ve kendisini ona göre iyileştirebilecektir.

Bu dokümantasyon disiplini, uzun süreçte size inanılmaz zaman kazandıracaktır!

Kaynak: Raechel Duplain / CMI

Editör: Uğur Arslan